平成２６年２月
在ホーチミン日本国総領事館領事部

当館における各種証明発給数は，年々増加しており，今年度は５千件を超える見込みです。また，特に日本の官公署発給公文書に係る印章証明，学校等の印章証明は，ベトナムがハーグ条約（認証不要条約）に加入していないこと等から，当館だけでその証明発給数は全在外公館総発給数の約６割弱を占めるに至っている等非常に多くなっています。

こうしたなかで，代理申請も非常に多く，申請書の未記入部分，入力シートの未提出，委任状の不備もあり，内容確認等に多くの時間がかかっていることから，発給・交付期間を維持することが非常に難しくなってきています。

このため，誠に恐縮ながら，下記の注意事項をご覧いただき，ベトナム人スタッフ等を通じて代理申請する場合には，下記の事項について，ご指導・ご周知いただく等皆様のご協力をお願い申し上げます。

また，その他の注意事項につきましても，当館ＨＰ「主な証明関係手続一覧」を併せてご確認ください。

（http://www.hcmcgj.vn.emb-japan.go.jp/2011/june/20110610_omona_shomei_kankei_tetsuzuki_ichiran.html）

記

１．在留届
証明書の申請があった場合，当館に届出のあった在留届の住所と同一か確認しております。ご提出されていない場合は，住所確認ができないため，お手数ですが，必ず申請前にご提出いただくか，申請時に併せてご提出していただけますよう，お願いいたします。

在留届の提出方法は，外務省ホームページのＯＲＲnet（http://www.ezairyu.mofa.go.jp/）にて電子登録していただくか（当館への登録が完了するには，外務省からの登録完了のお知らせが届いてから２～３日ほどの時間を要しますのでご注意ください。），在留届用紙を当館ＨＰ等で入手していただき，ご記入いただいたものを直接又はＦＡＸ（０８－３９３３－３５２５）でご提出いただく方法があります。なお，恐縮ながら，メールでの添付提出は認められていませんので，ご了承ください。

２．申請書

３．入力シート
入力シートは，申請内容等を確認するためのものですが，残念ながら，多くの方が未提出となっている状況です。代理人に日本語能力等がない場合には，当館でも申請内容等について確認できず，非常に時間がかかってしまうことから，ご提出をお願いいたします。

また，学校の卒業証明書のうち，学校の日本語名及び英語名は，申請者ご自身で調べていただく，又は，ご確認いただき，必ず日本語及び英語の両方をご記入ください。

４．委任状

５．公文書
当館ＨＰにも記載しておりますが，証明を受けようとする公文書は，添付されている文書を留めているホッチキス等は外さず，必ず日本の官公署で発給された状態のままで，ご持参ください。ホッチキス等を勝手に外してしまうと，公文書偽造といった違法性，若しくはそのおそれがあるため，申請を受理することができません（ベトナム側の認証機関の１つであるホーチミン市外務事務所も，当館同様に受理されません。）。

この主な原因としては，ベトナム人スタッフ等が代理申請する前に，証明を受けようとする公文書のコピーをとるため，ホッチキス等を勝手に外しているようであり，非常に増えています。

公文書のホッチキス等を外してしまった場合，再度，日本の公証役場又は地方法務局にて，公文書の再作成等をしていただくことになりますので，そのようなことがないよう，ご指導・ご周知をお願いいたします。