Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh xin được đưa vào áp dụng quy định đăng ký đối với các công ty du lịch có dự dịnh đại diện khách xin visa du lịch Nhật Bản tại Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản, dưới đây là nội dung chi tiết của quy định này.
Các công ty du lịch có nguyện vọng đăng ký việc đại diện khách xin visa này vui lòng nộp các hồ sơ từ 1 đến 9 dưới đây đến trước ngày 31 tháng 07 năm 2013.
I. Xét chọn công ty du lịch đăng ký đại diện xin visa
Các công ty du lịch đăng ký một năm một lần phải xuất trình các giấy tờ sau
- Giấy đăng ký kinh doanh
- Giấy phép lữ hành quốc tế
- Giấy chứng nhận nộp thuế
- Giấy chứng nhận số dư tài khoản của công ty (trong vòng nửa năm, bản copy)
- Danh sách nhân viên công ty (Họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND, chức vụ, ngày vào công ty)
- Hợp đồng tour ký với công ty du lịch của Nhật Bản
- Phiếu đăng ký dịch vụ lữ hành của công ty du lịch Nhật Bản (do Bộ Đất đai - Hạ tầng Giao thông và Du lịch Nhật Bản cấp) hoặc Thẻ thành viên JATA (Hiệp hội các Đại lý Du lịch Nhật Bản)
- Bản trình bày thành tích đã từng đưa khách đoàn đi du lịch nước ngoài (bao gồm Nhật Bản) từ trước đến nay cũng như bản trình bày kế hoạch tổ chức tour đi Nhật Bản trong thời gian sắp tới.
- Bản cam kết (đính kèm)
II. Tiêu chuẩn xét chọn công ty
Việc xét chọn công ty về nguyên tắc là xét duyệt dựa trên các hồ sơ. Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản sẽ tổ chức một buổi trình bày với các công ty du lịch đã được xét chọn, và nếu cần thiết sẽ tiến hành phỏng vấn người phụ trách đại diện các công ty.
- Công ty được tín nhiệm cao với thành tích đã từng đưa nhiều khách đoàn đi du lịch nước ngoài.
- Công ty có khả năng về con người và tài chính để xử lý tốt những trường hợp có sự cố phát sinh.
- Công ty có quan hệ làm ăn lâu dài và gắn kết với công ty lữ hành Nhật Bản.
- Chương trình tham quan du lịch Nhật Bản của công ty có nội dung tham quan giải trí lành mạnh.
- Công ty được chính phủ Việt Nam cho phép thực hiện dịch vụ du lịch ở Việt Nam
III. Thủ tục xin visa
Sau khi đăng ký, công ty du lịch sẽ đại diện khách xin visa với các hồ sơ như sau:
Hồ sơ phía Việt Nam:
- Hộ chiếu người xin visa
- Đơn xin visa có dán hình
- Danh sách khách xin visa
- Các giấy tờ chứng minh khả năng tài chính chi trả cho chuyến đi như các giấy tờ chứng nhận nghề nghiệp, giấy chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng, giấy tờ nhà đất, v.v.
- Chương trình lưu trú
Hồ sơ phía Nhật Bản
- Giấy bảo lãnh
- Giấy lý do mời
- Chương trình lưu trú
- Các hồ sơ mục a và b nói trên có thể làm trong 1 trang giấy.
Trường hợp khách đoàn du lịch do công ty thưởng phải nộp thêm hồ sơ dưới đây.
- Bản giải trình việc chi trả của công ty đứng ra chi trả cho chuyến đi.
- Về nguyên tắc, visa được cấp theo loại như sau
- Loại visa: Lưu trú ngắn hạn
- Loại hiệu lực: Một lần
- Thời gian lưu trú: 15 ngày, 30 ngày, 90 ngày tùy vào chương trình tour.
- Thời hạn visa: 3 tháng
- Các quy định khác:
- Bắt buộc phía Việt Nam phải có một hướng dẫn đoàn của công ty cùng đi.
- Mỗi tháng một lần phải xuất trình bản báo cáo những đoàn đã về.
IV. Quy định xử phạt (Trách nhiệm của công ty du lịch)
Dưới đây là những quy định xử phạt khi có tình huống xấu phát sinh. Về nguyên tắc, người bị xử phạt là công ty du lịch đứng đại diện xin visa.
- Khi phát sinh việc khách bỏ trốn, công ty du lịch đứng đại diện phải nhanh chóng làm bản báo cáo trình bày sự việc và đưa đối sách cho những lần tới, đồng thời nhanh chóng thông báo cho cơ quan ngoại giao của Nhật Bản nơi mình đã đăng ký.
- Theo mục 1 nói trên, nếu khách bỏ trốn không phải do lỗi của công ty du lịch thì sẽ bị trừ 1 điểm cho mỗi khách bỏ trốn, nếu lỗi do công ty du lịch thì trừ 2 điểm cho mỗi khách bỏ trốn, và nếu công ty du lịch báo cáo không đúng sự thật thì trừ 3 điểm cho mỗi khách bỏ trốn.
- Nếu phát hiện có dấu hiệu làm hồ sơ xin visa với mục đích không đúng sự thực thì sẽ bị trừ 1 điểm.
- Từ mục 2 và 3 ở trên, tùy theo mức điểm cộng dồn sẽ phải nhận mức xử phạt đình chỉ việc xin visa (sau thời gian bị xử phạt đỉnh chỉ, điểm số sẽ trở về 0)
Bị phạt 3 điểm: Đình chỉ nộp hồ sơ xin visa trong 3 tháng
Bị phạt 5 điểm: Đình chỉ nộp hồ sơ xin visa trong 6 tháng
Bị phạt 7 điểm: Đình chỉ nộp hồ sơ xin visa trong 1 năm
5. Trường hợp xác định được việc khách bỏ trốn là do công ty du lịch có ý đồ từ trước thì công ty du lịch ấy sẽ bị đình chỉ nộp hồ sơ xin visa mà không phụ thuộc vào điểm số nói trên.